Como exportar um e-mail e carregá-lo em qualquer plataforma de envio

Um e-mail HTML pronto é carregado em qualquer plataforma de envio por uma de quatro vias: colando o código, com um arquivo, com um compactado ou por uma interface de programação. Na importação a plataforma acrescenta o próprio código de rastreamento e um link de cancelamento, então o e-mail precisa ser conferido depois. A seguir, a sequência e oito pontos de verificação.

Por que montar e enviar são tarefas distintas

Separar essas tarefas não é acidente técnico, e sim organização sensata. Montar um e-mail e enviá-lo exigem coisas diferentes: o primeiro é sobre design e compatibilidade com clientes, o segundo sobre listas, segmentação e entregabilidade.

O benefício prático aparece quando a plataforma de envio muda. A lista se muda, os e-mails ficam: não é preciso remontá-los num editor novo. O mesmo vale para uma agência cujos clientes usam plataformas diferentes.

O formato de troca é HTML comum, entendido por qualquer plataforma, porque e-mails no mundo todo são construídos do mesmo jeito: tabelas, estilos inline e código à parte para clientes antigos.

Quatro métodos de carga

O método depende do que cada plataforma oferece. Normalmente estão os dois primeiros, com menos frequência os quatro.

Colar o código é a via mais universal. Praticamente toda plataforma tem um modo de criar um e-mail a partir de HTML pronto, indicado de forma parecida: importar, colar código, criar a partir de HTML.

O que acontece com o código na importação

Vale entender que a plataforma não pega o seu código como está. Ela faz mudanças, e algumas podem afetar a aparência.

• todos os links são reescritos para endereços próprios da plataforma para contar os cliques
• um pixel de rastreamento é acrescentado ao final
• um link de cancelamento obrigatório é acrescentado ao rodapé
• às vezes são acrescentados os dados do remetente quando a lei exige
• ocasionalmente estilos são reescritos: algumas plataformas fazem isso de forma agressiva

Os dois primeiros itens aumentam o peso do e-mail, e vale prever isso. Se o seu HTML pesava noventa kilobytes, acrescentar o rastreamento pode empurrá-lo acima do limite de corte.

Daí uma regra prática: mantenha o e-mail abaixo de oitenta kilobytes na montagem, para sobrar margem para o código de rastreamento.

O link de cancelamento é acrescentado automaticamente quase em todo lugar, mas o visual dele raramente combina com a sua marca. É mais sensato acrescentar o seu próprio link visível no rodapé durante a montagem: o automático então vira duplicata e não o único.

Variáveis de personalização

A personalização é o único ponto em que um e-mail carregado precisa de ajuste manual a uma plataforma específica. Cada uma usa a própria sintaxe de variáveis.

O mecanismo é igual em todo lugar: coloca-se uma marca especial no texto e, no envio, a plataforma a substitui pelos dados do assinante. Mas essa marca é escrita de formas diferentes, e a marca de uma plataforma ficará como texto visível em outra.

• descubra a sintaxe de variáveis na documentação da sua plataforma antes de montar o e-mail
• insira as marcas durante a montagem e não depois de carregar
• defina sempre um valor padrão para o caso de o campo estar vazio
• envie um teste para um endereço com dados completos e para outro com campos vazios

O último ponto salva você da falha mais visível de uma campanha: um e-mail que mostra a variável sem substituir no lugar do nome. Conferir leva dois minutos e não dá para consertar depois do envio.

Imagens: onde devem ficar

As imagens têm duas opções de hospedagem, e a escolha afeta velocidade e confiabilidade.

A primeira é manter as imagens no seu próprio armazenamento e colocar links diretos no e-mail. Trocar de plataforma de envio não quebra nada, e uma imagem pode ser substituída sem remontar o e-mail. Um requisito: o armazenamento precisa estar disponível permanentemente.

A segunda é enviar as imagens para a plataforma junto com o e-mail, normalmente em um compactado. A plataforma as hospeda e coloca os próprios endereços. Mais confiável para um envio pontual, mas prende o e-mail àquela plataforma.

Para a maioria dos casos a primeira opção é mais cômoda, sobretudo quando há muitos e-mails e algumas imagens se repetem.

Verificações após a carga

Conferir após a carga é obrigatório: a importação faz mudanças e as consequências só aparecem na prática.

• envie um teste para você e abra no celular, não só no computador
• clique em cada link: a plataforma os reescreveu e um erro pode ter surgido na importação
• confira a substituição do nome em dois endereços, com dados e sem
• olhe o peso do e-mail depois de importar, não antes
• confirme que o link de cancelamento existe e funciona
• verifique como aparece no modo escuro
• desative o carregamento de imagens e confirme que o sentido se mantém
• abra o e-mail em um cliente antigo se a sua lista tiver esses usuários

O primeiro item é o mais importante: a maioria vai abrir no celular, e uma conferência no computador não mostra isso.

Se algo quebrou

As falhas de importação são poucas e quase todas têm explicação simples.

• o layout se deslocou: a plataforma reescreveu estilos, tente enviar um arquivo em vez de colar o código
• as imagens não aparecem: verifique se os links são absolutos e não relativos
• aparece uma marca no lugar do nome: a sintaxe da variável não corresponde a esta plataforma
• o e-mail sai cortado: o peso ultrapassou o limite depois do código de rastreamento
• os botões deixaram de ser clicáveis: o editor da plataforma salvou o e-mail de novo e simplificou o código

O último caso é o mais frequente e tem uma única cura: não abra um e-mail importado no editor de blocos da plataforma. Muitas simplificam o código ao salvar e perdem técnicas de compatibilidade. Depois de carregar o HTML, envie sem editar.

O Mailvex exporta o e-mail em três formatos: HTML limpo para colar, um arquivo para enviar e um compactado com imagens. O peso aparece no editor antes da exportação, então a margem para o código de rastreamento é planejada de antemão.

Os perfis de tags inserem a sintaxe de variáveis das plataformas mais comuns automaticamente, então a personalização funciona sem mexer no código. O envio de teste para o seu endereço sai do próprio editor, antes da exportação.

Perguntas frequentes

O HTML exportado serve para qualquer plataforma de envio?

Sim, desde que a plataforma aceite código pronto, o que praticamente todas fazem. Mudam apenas o método de carga e a sintaxe das variáveis de personalização, que vale confirmar na documentação.

Posso editar o e-mail no editor da plataforma depois de carregar?

Melhor não. Muitos editores de blocos simplificam o código ao salvar e perdem técnicas de compatibilidade com clientes antigos. É mais seguro editar onde o e-mail foi montado e carregar de novo.

Onde convém guardar as imagens?

No seu próprio armazenamento com links diretos quando há muitos e-mails e algumas imagens se repetem: assim trocar de plataforma não quebra nada. Enviar em um compactado é mais cômodo para um envio pontual.